Polityka prywatności
1. Rozmowa telefoniczna jako podstawowy kanał kontaktu
Serwis totemlight.online nie zawiera formularzy, systemu rezerwacji, kont użytkowników ani subskrypcji. Dane kontaktowe trafiają do Spółki wyłącznie wtedy, gdy zainteresowany sam nawiąże kontakt, w praktyce przede wszystkim telefonicznie, pod numerem +48 42 817 37 28. W trakcie rozmowy pracownik może zanotować imię, numer telefonu oraz szczegóły potrzebne do przygotowania wyceny albo ustalenia wizyty, na przykład wymiary pomieszczenia, preferowany termin lub adres dostawy. Jeżeli ktoś przekaże je innym kanałem opublikowanym w serwisie, obowiązują go identyczne zasady.
Rozmowy nie są nagrywane. Numer, z którego wykonano połączenie, pozostaje w rejestrze aparatu telefonicznego zgodnie z jego standardowym działaniem i jest okresowo czyszczony.
2. Przechowywanie i okres retencji
Notatki z rozmów prowadzone są w zamkniętym rejestrze zamówień. Dostęp do niego mają wyłącznie osoby obsługujące konkretną sprawę, a urządzenia, na których się znajduje, są zabezpieczone hasłem. Wersje papierowe, jeśli powstaną, przechowywane są w zamykanej szafie w biurze pracowni.
Notatki dotyczące osób, które nie złożyły zamówienia, usuwane są najpóźniej po dwunastu miesiącach od ostatniego kontaktu. Zapisy związane z zawartą umową przechowywane są przez okres wymagany przepisami o rachunkowości i prawa podatkowego, a następnie do upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń. Po tym czasie dokumenty są niszczone w sposób uniemożliwiający ich odczytanie.
3. Administrator
Administratorem jest TOTEM LIGHT Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Kwiatowej 133, 90-119 Łódź, prowadząca serwis i odpowiadająca za przetwarzanie zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz polską ustawą o ochronie danych osobowych.
4. Cele i podstawy prawne
Zebrane dane służą udzieleniu odpowiedzi na pytanie, przygotowaniu oferty, zapisaniu na warsztat lub wizytę oraz realizacji zamówienia. Podstawą jest podjęcie działań na żądanie zainteresowanego przed zawarciem umowy oraz jej wykonanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W zakresie rozliczeń podstawę stanowi obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Spółka nie prowadzi profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
5. Odbiorcy
Zapisy mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom wspierającym Spółkę w prowadzeniu działalności: biuru rachunkowemu, firmie kurierskiej doręczającej przesyłkę oraz dostawcy usług informatycznych, w zakresie niezbędnym do wykonania ich zadań i na podstawie zawartych umów. Nie następuje przekazanie do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
6. Informacje techniczne z przeglądarki
Przy wyświetlaniu stron serwer hostingowy rejestruje standardowe dzienniki: adres IP, rodzaj przeglądarki, datę i godzinę żądania. Dzienniki służą utrzymaniu bezpieczeństwa i nie są łączone z notatkami z rozmów. Ponadto w pamięci przeglądarki zapisywany jest jeden wpis dotyczący komunikatu o plikach cookie, opisany w odrębnej polityce.
7. Uprawnienia osób kontaktujących się
Każdej osobie przysługuje prawo dostępu do dotyczących jej zapisów, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu. Podanie numeru jest dobrowolne, choć bez numeru telefonu nie jest możliwe oddzwonienie z wyceną. Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.
Wnioski przyjmowane są telefonicznie pod numerem +48 42 817 37 28 w godzinach pracy biura albo osobiście w siedzibie. Odpowiedź udzielana jest bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
8. Postanowienia końcowe
Polityka podlega prawu polskiemu. Może być aktualizowana w razie zmiany przepisów lub sposobu działania serwisu; obowiązująca wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.